Lingkungan Manajemen

Definisi Lingkungan

Lingkungan adalah istilah yang mencakup segala makhluk hidup dan tidak hidup di alam yang ada di bumi atau bagian dari bumi, yang berfungsi secara alami tanpa campur tangan manusia yang berlebihan.

Lingkungan manajemen yaitu unsur-unsur diluar organisasi yang sebagian besar tidak dapat dikendalikan dan di pengaruhi dalam pembuatan keputusan seorang manajer.

Definisi Lingkungan Eksternal menurut para ahli :

• Menurut Chuck Williams, lingkungan eksternal adalah semua kejadian di luar perusahaan yang memiliki potensi untuk mempengaruhi perusahaan.
• Menurut T. Hani Handoko, linkungan eksternal terdiri dari unsur-unsur di luar perusahaan yang sebagian besar tak dapat dikendalikan dan berpengaruh dalam pembuatan keputusan oleh manajer.
• Menurut James A.F. Stoner, lingkungan eksternal terdiri atas unsur-unsur yang berada di luar suatu organisasi yang relevan pada kegiatan organisasi itu.

Faktor Lingkungan Eksternal Mikro dan Makro

Lingkungan eksternal terdiri atas unsur-unsur yang berbeda di luar organisasi, dimana unsur-unsur ini tidak dapat dikendalikan dan diketahui terlebih dahulu oleh manajer. Disamping itu juga akan mempengaruhi manajer di dalam pengambilan keputusan yang akan dibuat. Unsur-unsur lingkungan eksternal contohnya yaitu perubahan perekonomian, peraturan pemerintah, perilaku konsumen atau masyarakat, perkembangan teknologi, politik dan dsb.

Lingkungan eksternal dapat dibagi menjadi tiga subkategori yang saling terkait yaitu faktor-faktor dalam lingkungan jauh, faktor-faktor dalam lingkungan industri dan faktor-faktor dalam lingkungan operasi.

Gambar dibawah memperlihatkan keterkaitan antara perusahaan dengan lingkungan jauh, lingkungan industri dan lingkungan operasi.

Tanggung Jawab Sosial Manajer

Perubahan konsep manajerial dipengaruhi oleh intern dan ekstern. Seorang manajer mempunyai tanggung jawab sosial atas keputusan-keputusan yang diambil, mengapa dikatakan demikian karena mempengaruhi dalam pencapaian tujuan organisasi baik dalam jangka panjang maupun jangka pendek. Disamping itu juga menyangkut hajat hidup orang banyak yang kesemuanya menggantungkan dirinya kepada organisasi tersebut. Atas dasar ini maka seorang manajer dituntut untuk dapat mengimplementasikan etika berusaha.

Sejarah dan Evolusi Teori Manajemen

     Teori evolusi manajemen merupakan teori mengenai manajemen yang selalu berkembang dari masa ke masa yang diseusaikan dengan perkembangan zaman.
   
     Teori dan prinsip manajemen memberikan kemudahan dalam menentukan hal-hal yang harus dikerjakan secara efektif untuk menjadi seorang manajer. Terdapat tiga aliran manajemen yang ngikuti evolusi yaitu Teori Klasik, Teori Perilaku dan Toeri Modern.

1. Manajemen Klasik

Pada awal abad 18 dan 19, dunia sedang mengalami revolusi yang menitikberatkan pada proses produksi dan bagaimana menciptakan organisasi industri yang modern. Manajemen klasik mempunyai dua pandangan, yaitu manajemen ilmiah dan manajemen kesatuan yang utuh.

• Manajemen ilmiah

Manajemen sistematis gagal menghasilkan efisiensi produksi yang luas. Kelemahan ini tampak jelas bagi seorang teknis bernama Fredick Taylor, yang dipekerjakan oleh Midvale Steel Company pada tahun 1878. Tylor menemukan bahwa kinerja produksi dan pengupahan sangat buruk, ketidakefektifan dan pemborosan adalah hal yang lazim dan sebagai besar perusahaan memiliki potensi yang sangat besar yang tidak digunakan. Ia menyimpulkan bahwa keputusan-keputusan manajemen adalah tidak sistematis dan tidak ada penelitian untuk manentukan cara-cara produksi yang terbaik. 

Frederick W. Taylor (1856-1915), Henry L Gantt(1861-1919), Frank Bunker Gillberth (1868-1924), Harrington Emerson (1853-1931) dan Lilian Gillberth (1878-1972) adalah tokoh-tokoh dibalik teori ini. Mereka memikirkan suatu cara meningkatkan produktivitas dengan menangani kondisi kekurangan tenaga terampil melalui efisiensi pekerja.

Fredick W. Taylor adalah Bapak Manajemen Ilmiah dengan karyanya Scientific Management yang telah memberikan prinsip-prinsip dasar penerapkan pendekatan ilmiah pada manajemen dan mengembangkan sejumlah teknik-tekniknya untuk mencapai efisiensi. Empat prinsip dasar yang dikembangkannya adalah :

1. Manajemen harus mengembangkan suatu pendekatan yang presesi dan bersifat ilmiah untuk setiap elemen dari pekerjaan seseorang untuk menggantikan panduan-panduan umum.
2. Manajemen harus secara ilmiah memilih, melatih, mengajar dan mengembangkan setiap pekerja sehingga orang yang tepat melakukan pekerjaan yang tepat.
3. Manajemen harus bekerja sama dengan para pekerja untuk memastikan bahwa berbagai pekerjaan sesuai dengan rencana-rencana dan prinsip-prinsip.
4. Manajemen harus memastikan suatu pembagian kerja dan tanggung jawab antara manajemen dan pekerja secara tepat.

Untuk mengimplementasikan pendekatan ini, Taylor menggunakan teknik-teknik seperti time-and-motion studies (penelitian waktu dan gerakan). Dengan teknik ini, suatu tugas dibagi ke dalam gerakan-gerakan dasarnya dan gerakan-gerakan yang berbeda dihitung waktunya untuk menentukan cara yang paling efisien untuk menyelesaikan tugas tersebut.

• Manajemen Administratif

Manajemen administratif menekankan sudut pandang dari para manajer senior di dalam organisasi dan berargumen bahwa manajemen adalah suatu profesi dan dapat diajarkan. Suatu kerangka kerja yang eksplisit dan luas untuk manajemen administratif mencuat pada tahun 1916, ketika Henry Fayol, seorang insinyur dan eksekutif pertambangan menerbitkan sebuah buku yang meringkas pengalaman-pengalaman manajemen. Fayol mengidentifikasi lima fungsi dan 14 prinsip manajemen. 5 fungsi itu adalah perencanaan, pengorganisasian, pemberi perintah, koordinasi dan pengendalian. 14 prinsip manajemen dari Fayol yaitu :

1. Pembagian kerja (division of work)
2. Otoritas (authority)
3. Disiplin (disipline)
4. Kesatuan perintah (unity of command)
5. Kesatuan arah (unity of direction)
6. Kepentingan pribadi mengalah terhadap kepentingan umum (subordination of individual interest to the general interest)
7. Remunerasi (remuneraion)
8. Sentralisasi (centralization)
9. Rantai saklar (scalar chain)
10. Urutan (order)
11. Pemerataan (equity)
12. Stabilitas dan masa jabatan (stability and tenure of personel)
13. Inisiatif (inisiative)
14. Semangat kebersamaan (escript de corps)

2. Manajemen Perilaku

Meskipun manajemen ilmiah teteap dijadikan dasar dalam pengelolaan sebuah organisasi sebagai perusahaan, namun pada dekade 1920 hingga 1930-an perhatian terhadap manusia sebagi unsur terpenting organisasi telah menjadi perhatian banyak peneliti. Ada dua pendekatan utama yang termasuk dalam aliran Manajemen Perilaku, yaitu pendekatan hubungan manusia dan pendekatan perilaku ilmiah.

Pendekatan Hubungan Manusia

Elton Mayo adalah salah satu peneliti yang terkenal, dia memimpin penelitian yang dilakukan pada tahun 1927 hingga 1932 yang mempelajari dampak lingkungan fisik (pencahayaan, pemanasan udara, kelelahan dan layout tempat) pekerjaan terhadap produktivitas pekerja di pabrik Hawthorne Electric. Peneliti menyimpulkan bahwa faktor manusia mempunya kontribusi yang lebih besar dibandingkan faktor teknis. Oleh karena itu, meningkatkan motivasi karyawan dalam bekerja untuk meningkatkan efisiensi dan produktivitasnya lebih penting dibandingkan meningkatkan keberadaan faktor teknis.

Pendekatan Perilaku Ilmiah

Pada awalnya, teori perilaku hanya manjelaskan satu kebutuhan manusia, yaitu kebutuhan akan penerimaan diri di lingkungan kerja. Namun lambat laun hal ini berubah menjadi daftar kebutuhan mulai dari kebutuhan fisik, sosial, emosional, hingga terdapat 15 daftar kebutuhan manusia. 

3. Manajemen Modern

• Pendekatan Sistem (System Approach)

Pendekatan sistem memandang bahwa organisasi sebagai sitem yang dipersatukan dan diarahkan dari komponen-komponen yang saling berkaitan. Komponen-komponen tersebut tidak dapat dipisahkan satu sama lain, merupakan satu kesatuan yang saling terkait, mempengaruhi, membutuhkan dan menentukan. 

• Pendekatan Kontigensi atau Pendekatan Situsional

Istilah Contigent berarti dapat terjadi, tetapi hal tersebut tidak pasti akan terjadi. Dalam bidang manajemen menurut keadaan hal tersebut berarti kondisi-kondisi atau lingkungan di dalam manajemen terjadi, dalam kondisi-kondisi tertentu sebuah rencana akan dijalankan, tetapi apabila terdapat kondis-kondisi yang berbeda maka akan digunakan sebuah rencana yang berbeda.

Kemampuan Manajerial

     Keterampilan manajemen adalah kemampuan menggunakan pengetahuan, perilaku dan bakat dalam melaksanakan tugas. Keterampilan dapat dipelajari dan dikembangkan melalui pengalaman, pelatihan dan praktek.

Menurut Robet Katz, keterampilan manajemen dikelompokan menjadi 3 yaitu :

1. Teknis
2. Hubungan Manusia
3. Konseptual

Keterampilam Teknis adalah kemampuan menghasilkan produk atau menyediakan jasa. Pada umumnya keterampilan ini merupakan bekal bagi manajer pada tingkatan yang lebih rendah. Contoh pekerjaan keterampilan teknis yaitu memperbaiki mesin, membuat kursi, akuntansi, dsb.

Keterampilan hubungan manusia adalah berkaitan dengan kemampuan berhubungan dan berinteraksi dengan subordinat, anggota kelompok, atasan dan konsumen atau pelanggan. Komunikasi yang persuasif harus selalu diciptakan oleh manajer terhadap bawahannya, agar membuat karyawan merasa dihargai dan kemudian mereka bersikap terbuka terhadap atasannya.

Keterampilan konseptual adalah kemampuan manajer mengorganisasikan dan mengintegrasikan informasi agar dapat dimengerti lebih baik oleh keseluruhan organisasi. Keterampilan konseptual penting khusus bagi tingkat manajemen eksekutif.

     Virginia Boehm melakukan studi ekstensif mengenai keterampilan manajerial dengan meneliti 1000 manajer dari semua tingkat pada Sohio Corporation. Boehm minta pada tiap manajer untuk melaksanakan keterampilan dan kemampuan apa yang mereka pergunakan untuk mencapai tujuan pekerjaan. Hasil studi tersebut tergambar di dalam tabel berikut ini :

Hasil studi diatas menunjukkan bahwa keterampilan antara personal merupakan kegunaan yang sedang-sedang saja. Enam keterampilan teratas yang sangat diperlukan manajer adalah berkaitan dengan pemecahan masalah dan pembaruan. Dengan menggunakan studi tersebut organisasi akan maju dengan cepat.

Fungsi-Fungsi Manajemen

     Manajemen mempunyai beberapa tugas dan kegiatan yang harus dilakukan. Tugas dan kegiatan tersebut dinamakan fungsi-fungsi manajemen. Dalam ilmu manajemen, dijelaskan apa yang disebut dengan fungsi-fungsi manajemen. Secara umum, fungsi manajemen dikelompokan menjadi 4 fungsi, yaitu:

1. Perencanaan (Planning)
2. Pengorganisasian (Organizing)
3. Pelaksanaan (Actuating)
4. Pengendalian (Controlling)

     Fungsi perencanaan adalah fungsi manajemen yang tugasnya merencanakan apa yang menjadi tujuan dan kegiatan-kegiatan yang harus dijalankan untuk mencapai tujuan tersebut. Perencanaan dapat berdimensi waktu jangka panjang maupun jangka pendek. Jangka panjang biasanya melebihi satu tahun, sedangkan jangka pendek maksimal satu tahun. Pencapaian rencana dalam pelaksanaan menjadikan orang yang menjalankannya dapat disebut sukses atau berhasil, sedangkan yang tidak dapat mencapai bisa disebut gagal pada saat tersebut.

     Fungsi pengorganisasian adalah fungsi manajemen yang tugasnya untuk mengorganisasi, mengkordinasi berbagai sumber daya untuk digunakan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan semula. Berbagai sumber daya disediakan untuk mendukung aktivitas yang akan dijalankan. Dalam organisasi, sumber daya dapat berupa sumber daya manusia (sdm), sumber daya alam (sda), sumber daya modal, sumber daya teknologi, dsb.

   Fungsi pelaksanaan adalah fungsi manajemen yang bertugas menjalankan segala aktivitas untuk mencapai tujuan atau sasaran yang telah direncanakan. Fungsi pelaksanaan sangat menentukan sukses dan gagalnya seseorang didalam organisasi maupun dalam hidupnya. Orang yang ingin sukses harus mau menjalankan kegiatan dan tindakan untuk mencapainya.

     Fungsi pengendalian adalah fungsi manajemen yang tugasnya mengawasi, mengevaluasi, memantau apa yang dilaksanakan apakah sudah sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan atau belum. Dalam fungsi pengendalian ini, mekanisme yang dilakukan adalah membandingkan hasil yang telah dicapai dengan rencana yang ditetapkan. Apabila hasil tidak sama dengan target, maka akan terjadi penyimpangan. Dan penyimpangan tersebut dapat bersifat menguntungkan tetapi juga dapat merugikan. 

Yang penting dalam fungsi pengendali yaitu setelah mengetahui penyimpangan yang terjadi harus segera mencari penyebab ketidaksusesan tersebut. Dalam mencari penyebab kegagalan jangan sampai menyalahkan pihak lain tetapi harusnya mencari penyebab kegagalan tersebut pada diri sendiri. Setelah diketahui penyebabnya, maka segera disiapkan program kebaikan agar pada periode berikutnya tidak akan  terulang kembali. Jika hasiknya sukses, maka pada periode selanjutnya harus mempertahankan keberhasilan tersebut.

Manajer dan Konsep Manajemen

     Manajer adalah seorang pemimpin perusahaan yang mampu bertanggung jawab terhadap terlaksananya suatu tujuan perusahaan atau berjalannya aktivitas manajemen dalam perusahaan.

     Manajer sebagai pengambil keputusan sangatlah memerlukan informasi, karena adanya perbedaan tugas maka informasi yang diperlukan juga akan berbeda. Perbedaan tersebut terjadi karena adanya periode waktu, tingkat ketidakpastian, tipe informasi, dasar kebutuhan dan bentuk pelaporan.

Tugas pokok manajer dalam sebuah perusahaan yaitu :

• Memberi instruksi untuk melaksanakan pekerjaan. 
• Mengawasi pegawai dalam melaksanakan tugasnya.
• Melatih pegawai untuk melaksanakan tugasnya.
• Mengembangkan metode-metode baru untuk melaksanakan pekerjaan.

Tingkatan Manajemen 

Pada organisasi berstruktur tradisional, tungkatan manajemen biasanya dibedakan menjadi tiga, yaitu :

1. Top Manager

Top manager adalah manager puncak, dikenal juga dengan istilah executive officer. Top manajer bertugas untuk memimpin perusahaan secara keseluruhan, merencanakan kegiatan starategi perusahaan secara umum dan mengarahkan jalannya perusahaan. Contoh top managemen yaitu CEO (Chief Executive Officer), CIO (Chief Information Officer) dan CFO (Chief Financial Officer).

2. Middle Manager

Middle Manager adalah manager menengah. Manajer ini mencakup semua manajemen yang berada di antara manajer lini pertama dan manajemen puncak. Middle manajer bertugas sebagai penghubung antara keduanya atau memimpin pekerjaan di berbagai bidang. Contoh middle manger yaitu kepala bagian, pemimpin proyek, manajer pabrik atau manajer divisi. 

3. First Line Manager

Firs Line Manager adalah manager lini pertama, dikenal juga dengan istilah manajemen operasional. Manajemen ini adalah manajemen paling rendah yang bertugas memimpin dan mengawasi karyawan non-manajerial yang terlibat dalam proses produksi. contoh first line manager yaitu supervisor, manajer shift, manajer area, manajer kantor, manajer departemen atau mandor (foreman).